Yönetim sistemlerinde çoklu para birimi: kodlamadan önce verilecek kararlar

Her gün birden fazla para biriminin kullanıldığı pazarlarda şube bir para birimiyle satış yapabilir, depo başka bir para birimiyle alım yapabilir, maaşlar da üçüncüsüyle ödenebilir. Buna rağmen pek çok projede çoklu para birimi faturaya eklenen bir alan gibi ele alınır; sorunlar da ilk kâr raporları istendiğinde ortaya çıkar.

Sistem, hangi döviz kurunun doğru olduğuna ya da iki kur arasındaki farkın nereye kaydedileceğine sizin yerinize karar veremez. Bunlar yönetim ve muhasebe kararlarıdır; kodlamadan önce netleştirilmezlerse yazılım geliştirici kendi varsayımlarıyla karar verir ve bu varsayımlar sizinkiler olmayabilir.

“Kurumunuzun özel bir ERP sistemine ihtiyacı olduğunu gösteren altı işaret” başlıklı makalemizde birden fazla para birimi ve şubeyle çalışmak, işaretlerden biriydi. Burada, tek bir satır kod yazılmadan önce netleştirilmesini önerdiğimiz kararları, muhasebecinin olduğu kadar genel müdürün de anlayacağı bir dille ele alıyoruz.

Ana para birimi ve kendi para birimini taşıyan belgeler

İlk karar ana para birimidir: hesapların tutulduğu ve konsolide raporların hazırlandığı para birimi. Bu, şubelerin çoğunun satış yaptığı para biriminden farklı olabilir; yönetim de sonuçları şirket sahiplerine sunmak için ek bir raporlama para birimine ihtiyaç duyabilir.

Diyelim ki bir kurum iç piyasada yerel para birimiyle satış yapıyor, mallarını ise daha istikrarlı bir yabancı para birimiyle ithal ediyor. Yönetim, gerçek kârı onunla ölçtüğü için yabancı para birimini ana para birimi olarak seçip müşteri faturalarını yerel para biriminde tutabilir.

Ardından hangi belgelerin kendi para birimini taşıyacağı belirlenir. Faturalar ile tahsilat ve ödeme makbuzları genellikle kendi para birimini taşır, çünkü müşteri ya da tedarikçiyle üzerinde anlaşılanı yansıtırlar. Stok maliyetinde ise olağan tercih, maliyetin alış günündeki kurla çevrilerek ana para biriminde kaydedilmesidir; böylece rafta duran malın değeri her kur değişikliğinde değişmez.

Müşterinin birden fazla para birimini kapsayan tek bir hesabı mı, yoksa her para birimi için ayrı bir hesabı mı olacağına da karar verilir. Bu karar, müşteriye gönderilecek hesap ekstresini ve alacak ile tahsilat takibinin yöntemini etkiler.

Döviz kurları: Nereden gelir, hangisi uygulanır?

Kurun kaynağı ve kuru giren kişi

Döviz kuru için esas alınacak tek bir kaynak belirleyin: resmî bir kurumun yayımladığı kur bülteni, yönetimin esas aldığı piyasa kuru ya da finans müdürünün belirlediği günlük bir kur. Kuru kimin, ne zaman gireceğini ve günün kuru girilmediğinde ne olacağını da belirleyin: Sistem fatura kesilmesini mi engelleyecek, yoksa açık bir uyarıyla son kuru mu kullanacak?

Kurun yönü üzerinde de anlaşılır: Bir birim yabancı paranın yerel para cinsinden karşılığı mı girilecek, yoksa tersi mi? Bu konudaki küçük bir hata tüm tutarları tersine çevirir ve genellikle geç fark edilir. Alış kuru ile satış kurunun farklı olduğu pazarlarda ise hangisinin satışlara, hangisinin alımlara ve döviz bozdurma işlemlerine uygulanacağı netleştirilir.

Belge tarihi mi, ödeme tarihi mi?

Her belge, düzenlendiği anda üzerine sabitlenen bir kur taşır; bu genellikle belge tarihindeki kurdur. Ancak ödeme haftalar sonra gelebilir ve kur bu arada değişmiş olabilir. Bu nedenle faturanın kendi kurunda kalacağı, ödemenin ise yapıldığı günün kuruyla kaydedileceği önceden kararlaştırılır.

Bu kararın etkisi kısmi ödemelerde belirginleşir: Tek bir fatura birkaç ödemeyle kapatılabilir ve her ödemenin kendi gününün kuru ile kendine ait bir kur farkı olur. Müşteri bir faturayı faturanın para biriminden farklı bir para birimiyle de ödeyebilir; bu durumda sistemin, faturayı kapatmadan önce ödemeyi faturanın para birimine çevirmek için açık bir kurala ihtiyacı vardır.

Kur farkları

İki kur arasındaki fark düzeltilmesi gereken bir hata değil, bu iş için ayrılmış bir hesaba kaydedilen kur farkı kârı ya da zararıdır. Diğer para birimlerindeki açık bakiyelerin her dönem sonunda yeniden mi değerleneceği, yoksa farkın yalnızca ödeme sırasında mı kaydedileceği de netleştirilir.

Diyelim ki yabancı para cinsinden bir fatura, kur yüksekken düzenlendi ve bir ay sonra, kur düşmüşken ödendi. Sistemde kur farkları için bir hesap yoksa, müşterinin hesabında kimsenin kaynağını bilmediği küçük bir bakiye kalır ya da biri faturayı kapatmak için onu elle değiştirir.

Sistem para birimi kararlarını titizlikle uygular, ama onları sizin yerinize vermez.

Fiyatlar, yuvarlama ve kasalar

Fiyatlandırmada iki temel seçenek vardır. Ya yönetim her para birimi için ayrı bir fiyat listesi belirler ya da ana para biriminde tek bir fiyat tutulur ve bu fiyat satış anında çevrilir. Birincisi müşteriye sabit bir fiyat sunar; ikincisinin yönetimi daha kolaydır, ama görünen fiyat her kur değişikliğinde değişir.

Yuvarlama, birikimli bir etkisi olan küçük bir karardır. Burada faturadaki her satırın mı, yoksa yalnızca fatura toplamının mı yuvarlanacağı, her para biriminde fiilen kullanılan en küçük birimin ne olduğu ve yuvarlama farklarının hangi hesaba kaydedileceği netleştirilir. Bunlar netleştirilmezse faturalar ile tahsilatlar arasında küçük farklar oluşur ve bu farklar birikerek bir mutabakat sorununa dönüşür.

Nakit için güvenli kural, her para birimi için ayrı bir kasadır; çünkü farklı para birimlerini barındıran tek bir kasanın, her para biriminin bakiyesi ayrılmadıkça sayımı zordur. Bir para biriminin başka bir para birimine bozdurulması ise kuru, tarihi ve işlemi yapan kişinin adıyla birlikte iki kasa arasında bir aktarım belgesi olarak kaydedilir.

Kurum sisteme Excel dosyalarından geçiyorsa, açılış bakiyeleri de aynı kararı gerektirir: her kasanın ve her müşterinin kendi para birimindeki bakiyesi ve canlıya geçiş tarihinde esas alınan çevrim kuru.

Raporlar, yetkiler ve değişiklik kaydı

Raporları kodlamadan önce belirleyin, çünkü her harekette neyin saklanması gerektiğini raporlar ortaya koyar. Şube müdürünün raporlarına çoğu zaman kendi işlemlerinin para biriminde ihtiyacı vardır; yönetimin ise tüm şubeleri bir araya getiren, ana para biriminde konsolide raporlara ihtiyacı vardır. Bu da ancak her belge para birimini, kurunu ve ana para birimindeki tutarını birlikte saklarsa mümkündür.

Müşteri hesap ekstreleri ve alacak yaşlandırma raporları gibi, tutarları orijinal para birimiyle ve ana para birimindeki karşılığıyla yan yana gösteren raporları belirlemek de yararlıdır; çünkü müşteri sizinle raporlarınızın para birimiyle değil, faturasının para birimiyle hesaplaşır.

Döviz kurunu değiştirme yetkisi hassastır, çünkü kurdaki bir değişiklik, sonrasında kaydedilen her şeyin değerini değiştirir. Bu nedenle bu yetki sınırlı sayıda kullanıcıya verilir; kapatılmış ya da üzerine belge düzenlenmiş bir günün kuru ancak onaylı bir prosedürle değiştirilebilir.

Diyelim ki bir çalışan günün kurunu girerken tek bir hanede hata yaptı ve sabahki faturaların tamamı bu kurla düzenlendi. Yalnızca kuru düzeltmek yetmez; sistemin etkilenen belgeleri belirlemesi ve bu belgelerin, izi görünür kalan onaylı bir prosedürle ele alınması gerekir.

Kurlarda yapılan her değişiklik bir denetim kaydı gerektirir: kuru kimin, ne zaman, hangi değerden hangi değere değiştirdiği. Aylar sonra, bir rakamın neden diğerinden farklı olduğunu kimse hatırlamadığında denetçinin ya da yöneticinin sorusunu yanıtlayan bu kayıttır.

Kodlama öncesi karar listesi

Bu soruların yanıtlarını, finans modülleri üzerinde çalışmaya başlanmadan önce finans müdürünün onaylayacağı tek bir dokümanda toplayın:

• Ana para birimi hangisi, ek bir raporlama para birimine ihtiyacımız var mı?
• Hangi belgeler kendi para birimini taşıyacak, stok maliyeti hangi para biriminde kaydedilecek?
• Müşterinin ya da tedarikçinin birden fazla para birimini kapsayan tek bir hesabı mı olacak, yoksa her para birimi için ayrı bir hesabı mı?
• Döviz kurunun kaynağı ne, kuru kim girecek ve günün kuru girilmemişse ne olacak?
• Belgeye hangi kur, ödemeye hangi kur uygulanacak?
• Kur farkları hangi hesaba kaydedilecek, açık bakiyeler dönem sonunda yeniden değerlenecek mi?
• Her para birimi için bir fiyat listesi mi kullanacağız, yoksa ana para biriminden çevrilen fiyatlar mı?
• Her tutar nasıl yuvarlanacak, yuvarlama farkları nereye kaydedilecek?
• Her para biriminin ayrı bir kasası olacak mı, kasalar arasındaki döviz bozdurma işlemleri nasıl kaydedilecek?
• Her şube için hangi raporlar gerekiyor, ana para biriminde hangi konsolide raporlar hazırlanacak?
• Kurları değiştirme yetkisi kimde olacak, her değişikliğin kaydı tutulacak mı?

Bu kararlar karmaşık muhasebe terimleri gerektirmez; genel müdürün, finans müdürünün ve her gün nakitle çalışan kişilerin bir araya geldiği bir toplantı gerektirir. Üzerinde anlaşılanlar, canlıya geçişten sonra keşfedilmek yerine sistemin üzerine kurulacağı açık iş kuralları olarak yazılır.

Durumunuzu ITS ekibiyle görüşebilirsiniz; para birimlerinizi ve şubelerinizi birlikte gözden geçirir, kodlama başlamadan önce netleştirilmesi gereken kararları belirleriz.