Excel’den sisteme: uygulanabilir bir veri taşıma planı

Yeni sistemlerle ilgili konuşmalar genellikle ekranlar ve modüller üzerinde yoğunlaşır; önemli bir soru ise son haftalara kadar ertelenir: Bugün Excel dosyalarında duran verilerle ne yapacağız? Müşteri listeleri, depodaki ürünler ve cari hesap bakiyeleri; bunların hepsi yıllar boyunca farklı kişilerin hazırladığı dosyalara dağılmış durumdadır.

Yeni sistem ancak doğru verilerle başlarsa ilk gününden işe yarar. Veriler olduğu gibi taşınırsa hatalar ve mükerrer kayıtlar da onlarla birlikte taşınır; ekip de sisteme alışmadan ona olan güvenini kaybeder.

“Kurumunuzun özel bir ERP sistemine ihtiyacı olduğunu gösteren altı işaret” başlıklı makalemizde veri taşımanın erken planlama gerektirdiğini belirtmiştik. Burada bu taşıma için, modül modül geliştirilen her özel sisteme uyan uygulanabilir bir plan sunuyoruz.

Veri taşıma neden başlı başına bir projedir?

Veri taşıma, projenin sonunda yapılan bir kopyala-yapıştır işi gibi görünebilir. Oysa gerçekte kendi çıktıları, sorumluları ve takvimi olan küçük bir projedir ve teknik ekibin tek başına veremeyeceği kararlar gerektirir.

Veri taşıma, veri sahiplerinin bizzat zaman ayırmasını da gerektirir; bu kişiler çoğu zaman günlük işlerle en çok meşgul olan çalışanlardır. Onların zamanı erkenden planlanmazsa verilerin gözden geçirilmesi, canlıya geçiş tarihi herkesi sıkıştırana kadar ertelenir.

Zorluğun kaynağı, Excel dosyalarının herhangi bir sistemin kaldırabileceğinden daha esnek olmasıdır. Bir hücre her değeri kabul eder; aynı sütunda bir satırda sayı, başka bir satırda not bulunabilir. Sistem ise iş kurallarını zorunlu kılar: Her müşterinin tekil bir kodu, her ürünün bir ölçü birimi vardır ve her muhasebe kaydı var olan bir hesaba işlenir.

Bu nedenle veri taşımayı, canlıya geçişe günler kala eklenen bir görev olarak değil, keşif toplantısıyla başlayan ve yazılım geliştirmeyle paralel yürüyen bir çalışma olarak ele almanızı öneririz. Çünkü geliştirilen her modül, kullanıma alındığında verilerinin hazır olmasını gerektirir.

Ne taşınır ve sahibi kimdir?

Dosyaların ve sahiplerinin envanteri

Sisteme aktarılacak veri içeren her dosyayı tek bir listede toplayarak başlayın: dosyanın adı, yeri, kimin güncellediği, en son ne zaman güncellendiği ve ne içerdiği. Büyük olasılıkla aynı dosyanın birden fazla kopyasıyla karşılaşacaksınız; her birinin, kendi kopyasını doğru kabul eden bir sahibi vardır.

Her veri türünün, neyin doğru olduğuna karar veren tek bir sahibi vardır: müşteriler için satış, ürünler için depo, hesaplar ve bakiyeler için muhasebe. Temizlenen verileri gözden geçirip onaylayan teknik ekip değil, bu kişidir.

Ana veriler ve geçmiş kayıtlar

Ana veriler, sistemin her işlemde dayandığı verilerdir: müşteriler, tedarikçiler, ürünler ve hesap planı. Bunlar eksiksiz ve temiz biçimde taşınır, çünkü her fatura ve her stok hareketi bu verilere bağlanacaktır.

Canlıya geçiş tarihinde açık olan belgelerin ne olacağına da karar verilir: teslim edilmemiş siparişler, tahsil edilmemiş faturalar ve bekleyen satın alma siparişleri. Bunlar yalnızca bakiye olarak değil, açık belgeler olarak taşınır; çünkü bu belgelerle ilgili işlemler yeni sistemde devam edecektir.

Geçmiş kayıtları, yani önceki yılların faturalarını ve hareketlerini taşıma kararı ise tartışılmayı gerektirir. Pek çok durumda açılış bakiyelerini taşımak ve eski dosyaları başvuru kaynağı olarak saklamak yeterlidir.

Diyelim ki bir ticaret şirketi uzun yılların satış kayıtlarını dağınık dosyalarda tutuyor. Bunların tamamını taşımak, bundan sonra kimsenin değiştirmeyeceği çok sayıda satırı temizlemek demektir. Daha basit seçenek, canlıya geçiş tarihindeki müşteri ve stok bakiyelerini taşımak ve eski dosyaları okunmak üzere erişime açık tutmaktır.

Temizleme ve sütunları sistem alanlarıyla eşleştirme

Temizleme

Temizleme, zamanın büyük bölümünü alan kısımdır ve başlamadan önce yazılı kurallar gerektirir. Bu aşamada en sık şu dört sorunla karşılaşılır:

• Mükerrer kayıtlar: Aynı müşteri, birbirinden biraz farklı iki adla ya da iki farklı telefon numarasıyla iki kez kaydedilmiş.
• Tutarsız adlar: Aynı ürün birden fazla biçimde ya da bir dosyada Arapça, diğerinde Türkçe yazılmış.
• Tutarsız birimler: Bir ürün, aralarında net bir çevrim katsayısı olmadan bir dosyada adet, diğerinde kutu olarak kaydedilmiş.
• Boş alanlar: vergi numarası ya da adresi olmayan müşteriler, maliyeti ya da ölçü birimi olmayan ürünler.

Bu sorunların her biri için veri sahibinin vermesi gereken bir karar vardır: mükerrer kayıtlardan hangisinin kalacağı, adın hangi yazımının esas alınacağı, her ürünün ana biriminin ne olacağı ve boş alanlarla ne yapılacağı. Boş alan tamamlanacak mı, olduğu gibi mi bırakılacak, yoksa kaydın tamamı mı dışarıda tutulacak?

Varsayalım ki bir depo bir ürünü koli olarak alıp adet olarak satıyor ve eski dosyalar miktarları bu iki birimle, ayrım yapmadan kaydetmiş. Taşımadan önce tek bir ana birim belirlenmeli ve her bakiye bu birime çevrilmelidir; aksi hâlde stok sistemde gerçekte olduğundan fazla ya da az görünür.

Sütunları sistem alanlarıyla eşleştirme

Temizlemenin ardından basit bir eşleştirme dokümanı hazırlanır: Eski dosyadaki her sütunun karşısına, sistemde aktarılacağı alan ve varsa dönüştürme kuralı yazılır. Karşılığı olmayan sütunlar tek tek ele alınır: Bu, işin gerçekten ihtiyaç duyduğu bir bilgi mi, yoksa bırakılabilecek eski bir alışkanlık mı?

Diyelim ki müşteri dosyasında, satış temsilcilerinin ödeme koşullarını, kredi limitini ve yetkili kişinin adını bir arada yazdığı “Notlar” adlı bir sütun var. Bu tek sütun sistemde üç ayrı alana dönüşebilir ve elle okunması gerekir; hiçbir otomatik dönüştürme bunun yerini tutamaz.

Deneme taşıması ve canlıya geçiş günü

Bir kopya üzerinde deneme taşıması

Sistemin bir kopyası üzerinde eksiksiz bir deneme yapılmadan canlı sisteme hiçbir şey taşınmaz. Temizlenmiş veriler yüklenir, ardından veri sahipleri toplamları karşılaştırır: müşteri sayısı, borç ve alacak bakiyelerinin toplamı, her depodaki stok miktarları ve bunların değeri.

Toplamlar tutmazsa, başka bir adım atılmadan önce nedeni araştırılır. Rakamlar tutana ve veri sahipleri sonuçtan emin olana kadar deneme birden fazla kez tekrarlanabilir.

Ekip, toplamların yanı sıra taşınan veriler üzerinde gerçek işlemleri de dener: taşınan bir müşteriye fatura kesmek, depodan bir ürün çıkışı yapmak ve bir tedarikçinin cari hesap ekstresini almak. Bu denemeler, yanlış bir ölçü birimi ya da yanlış yere bağlanmış bir hesap gibi toplamların göstermediği sorunları ortaya çıkarır.

Canlıya geçiş günü

Eski dosyalara kayıt eklenmesinin durdurulacağı bir kesim tarihi belirlenir ve açılış bakiyeleri bu tarih itibarıyla hesaplanır: müşteri ve tedarikçi bakiyeleri, kasalar ve miktar ile maliyet bazında stok.

Kesim tarihi ile sistemin kullanıma alınması arasındaki süre kısa olmalı ve herkes tarafından bilinmelidir. Bu sürede yapılan satışlar ya da tahsilatlar üzerinde anlaşılmış geçici bir forma kaydedilir, ardından sistemin kullanıma alındığı ilk gün sisteme girilir; böylece iki sistem arasında hiçbir hareket kaybolmaz.

Yeni sisteme geçişten sonra eski dosyalar, kimse alışkanlıkla yeniden onlara kayıt girmesin diye bilinen bir yerde salt okunur olarak tutulur. Her veri sahibi, kendi alanındaki taşınmış bakiyelerin doğru olduğunu imzasıyla onaylar; sistemin kullanılmaya başlanmasına izin veren de bu imzadır.

Veri taşıma, dosyaların yüklenmesi bittiğinde değil, veri sahipleri bakiyeleri imzaladığında tamamlanır.

Adım adım veri taşıma planı

1. Her veri türü için bir sahip ve veri taşımanın tamamından sorumlu tek bir kişi belirleyin.
2. Dosyaların ve veri kaynaklarının envanterini çıkarın, her dosyanın esas alınacak kopyasını belirleyin.
3. Ana verilerden neyin eksiksiz taşınacağına ve neler için açılış bakiyeleriyle yetinileceğine karar verin.
4. Temizleme kurallarını yazıp uygulayın ve sonuçları veri sahiplerine gözden geçirtin.
5. Sütunları sistem alanlarıyla eşleştiren dokümanı ve dönüştürme kurallarını hazırlayın.
6. Sistemin bir kopyası üzerinde deneme taşıması yapın, toplamları karşılaştırın ve toplamlar tutana kadar tekrarlayın.
7. Kesim tarihini belirleyip duyurun ve açılış bakiyelerini bu tarih itibarıyla hesaplayın.
8. Nihai taşımayı yapın ve eski dosyaları salt okunur hâle getirin.
9. Her veri sahibinin imzasını alın, ardından sistemi kullanmaya başlayın.

Canlıya geçiş günü öncesi kontrol listesi

• Her kaynak dosyanın bilinen bir sahibi ve esas alınan tek bir kopyası var.
• Temizlemeden sonra müşterilerde, tedarikçilerde ya da ürünlerde mükerrer kayıt yok.
• Her ürünün bir ana ölçü birimi ve net çevrim katsayıları var.
• Her sütunun sistemde bir karşılığı ya da dışarıda bırakıldığına dair yazılı bir karar var.
• Deneme taşımasının toplamları, orijinal dosyaların toplamlarıyla tutuyor.
• Kesim tarihi duyuruldu ve ekip bu tarihten sonra kayıtları nereye gireceğini biliyor.
• Eski dosyalar bilinen bir yerde salt okunur olarak saklanıyor.
• Veri sahipleri açılış bakiyelerini imzaladı.

Veri taşıma, projenin dikkat çeken kısmı değildir; ama ekibin, sistemin ilk haftasında ona güvenip güvenmeyeceğini belirleyen kısım odur. Ne kadar erken başlanırsa, canlıya geçişten önceki sürprizler de o kadar az olur.

Durumunuzu ITS ekibiyle görüşebilirsiniz; mevcut dosyalarınızı birlikte gözden geçirip neyin sisteme taşınacağını, neyin başvuru kaynağı olarak kalacağını belirleriz.