Bir ERP sistemine duyulan ihtiyaç teknik bir kararla değil, yönetimde tekrar tekrar beliren bir hisle başlar: Rakamlar tutmaz, raporlar gecikir ve her departman gerçeğin kendi versiyonunu elinde tutar. Kurum büyüdükçe bu his, bütçenin hiçbir kaleminde görünmese bile günlük bir maliyete dönüşür.
Özel bir ERP sistemi derken süreçleriniz ve iş kurallarınız etrafında kurulan, modül modül hayata geçirilen bir sistemi kastediyoruz; çalışma şeklinizi kendisine uyacak biçimde değiştirmeye zorlayan hazır bir paketi değil. Aşağıdaki işaretleri fark etmek için teknik uzmanlık değil, günlük işte olup bitene dürüst bir gözle bakmak gerekir.
Her işareti üç açıdan ele alıyoruz: günlük işte size neye mal olduğu, bu hafta içinde onu nasıl fark edebileceğiniz ve varsayımsal bir örnekte nasıl göründüğü. Ardından tüm işaretleri bir araya getiren kısa bir öz değerlendirme listesi yer alıyor.
Altı işaret
Aynı veriler birden fazla kez giriliyor
Satış departmanı siparişi kaydeder, ardından depo aynı siparişi yeniden girer, sonra muhasebe onu üçüncü bir tabloya aktarır. Her yeniden giriş, değer katmayan bir zaman harcaması ve miktarda, fiyatta ya da müşteri adında yeni bir hata riski demektir. Bu hatalar daha sonra faturalarda ve müşteri şikâyetlerinde ortaya çıkar.
Bu işareti bu hafta gözlemlemek için tek bir sipariş seçin ve alındığı andan bedeli tahsil edilene kadar izleyin; bilgilerinin bir dosyaya, bir programa ya da bir deftere kaç kez yeniden yazıldığını sayın.
Diyelim ki düzenli bir müşterinin siparişi bir WhatsApp mesajıyla geliyor, ardından satış tablosuna, sonra depo çıkış fişine, sonra da faturaya yazılıyor. Tablodaki herhangi bir hata sonraki her adıma sessizce taşınır ve ancak müşteri itiraz ettiğinde fark edilir.
Raporları derlemek günler alıyor
Yönetici stok ya da alacaklarla ilgili basit bir rakam istediğinde, çalışanlardan biri departmanlardan Excel dosyalarını toplamaya ve bunları elle eşleştirmeye başlar. Bunun maliyeti iki yönlüdür: analiz yerine derlemeye harcanan zaman ve rakam gelmeden verilen ya da eski bir rakama dayandırılan karar.
Bu hafta yönetimin sorduğu ve yanıtı birden fazla dosya gerektiren her soruyu, yanıta ulaşmanın ne kadar sürdüğünü ve yanıtı kimin hazırladığını not edin.
Varsayalım ki genel müdür hafta başında belirli bir şubenin vadesi geçmiş müşteri alacaklarını soruyor. Yanıt üç gün sonra geliyor; bu arada satış temsilcisi, ödemesi gecikmiş bir müşteriye yeni bir sipariş teklifi sunmuş oluyor.
İş kuralları kişilerin kafasında saklı
İzin verilen indirim sınırlarını, onay yetkilerini ve istisnaları belirli çalışanlar bilir. Bu kişilerden biri işe gelmediğinde süreç aksar ya da kural farklı biçimde uygulanır; yeni bir çalışanın eğitimi de doğrulanması mümkün olmayan sözlü bir aktarıma dönüşür.
Bu hafta aynı işi yapan iki çalışana indirim sınırı ya da vadeli satış koşulları gibi tek bir kuralı sorun ve verdikleri yanıtları karşılaştırın.
Diyelim ki merkez şubedeki satış sorumlusu özel bir indirimi ancak müdürün onayından sonra veriyor, başka bir şubedeki meslektaşı ise aynı indirimi kimseye danışmadan veriyor. İkisi de bilerek hata yapmıyor, ama kural yazılı değil.
Kayıtlardaki stok raflardaki stokla uyuşmuyor
Farklar ancak stok sayımında ortaya çıkar ve kimse bunların ne zaman ya da hangi adımda oluştuğunu belirleyemez. Sonuç olarak stokta olmayan mallar için sipariş kabul edilir ya da depoda satılmadan bekleyen mallar, kimse onları kayıtta görmediği için yeniden satın alınır.
Bu hafta hızlı dönen birkaç ürün seçin, bunları fiilen sayın ve sonucu kayıtla karşılaştırın; ardından her farkın nedeninin izini sürmeye çalışın.
Varsayalım ki depo malları, gün sonunda kayda geçirilen kâğıt bir fişle teslim ediyor ve bazı fişlerin girişi bir sonraki haftaya kalıyor. Bu durumda kayıt yanlış değildir, ama raflardaki durumun hep gerisindedir.
Birden fazla para birimi ve şube nedeniyle hesaplar karışıyor
Kurum birden fazla para birimiyle çalışır, döviz kurları günden güne değişir ve her şubenin kendine özgü bir kayıt yöntemi vardır. Böylece şubeleri karşılaştırmak ya da her işlemin gerçek kârını bilmek zahmetli bir işe dönüşür ve rakam, onu kimin hazırladığına göre değişir.
Bu hafta iki şubeden aynı dönem için aynı satış raporunu isteyin; her birinin hangi para biriminde ve hangi kurla hazırlandığına, bu kurun da ne zaman uygulandığına dikkat edin.
Diyelim ki bir şube satışlarını fatura günündeki kurla ana para birimine çeviriyor, başka bir şube ise ay sonu kuruyla. İki rapor da kendi yöntemine göre doğrudur, ama ikisini tek bir rakamda toplamak hiçbir anlam ifade etmez.
Hazır araçlar yüke dönüştü
Kurum hazır bir programa geçmiş, ancak program çalışma şekline uymadığı için yan tablolar ve elle yürütülen işlemlerle programın etrafından dolaşmaya başlamıştır. Böylece programın ekibe hizmet etmesi gerekirken ekip programa hizmet eder hâle gelmiş, veriler de program ile çevresindeki tablolar arasında dağılmıştır.
Bu hafta mevcut programın yanında güncellenen dosyaları bir araya getirin ve her biri için şunu sorun: Program neyi karşılamadığı için bu dosyaya ihtiyaç duyduk?
Varsayalım ki satış programı taksitli satışı kurumun uyguladığı şekilde desteklemiyor. Bu yüzden her taksit ayrı bir tabloya kaydediliyor, her tahsilattan önce elle kontrol ediliyor ve programın ürettiği hiçbir raporda görünmüyor.
Bu listedeki işaretlerden birkaçı bir araya geldiğinde, sorun büyük olasılıkla artık belirli bir araçta değil, süreçleri birbirine bağlayan ve her adımda aynı kuralları uygulayan tek bir sistemin yokluğundadır. Tek başına görülen bir işaret içinse süreçte yapılacak bir düzenleme ya da daha basit bir araç yeterli olabilir; bunu tam ölçekli bir projeye girişmeden önce bilmek yararlıdır.
Hızlı öz değerlendirme listesi
Her maddeyi genel izleniminize göre değil, bu hafta gerçekten gözlemlediklerinize göre evet ya da hayır diye yanıtlayın.
- Tek bir siparişin bilgileri, faturası kesilmeden önce birden fazla yere yazıldı.
- Yönetimden gelen basit bir soru, birden fazla departmandan dosya toplanmasını gerektirdi.
- İki çalışan aynı iş kuralı için farklı yanıtlar verdi.
- Kayıttaki stok ile fiili stok arasında açık bir nedeni olmayan bir fark çıktı.
- Para birimi çevirme ya da kayıt yöntemi şubeden şubeye değişti.
- Mevcut program ihtiyaçlarınızı karşılamadığı için işin dayandığı yan tablolar var.
Bir ya da iki maddeye evet dediyseniz, işe sürecin kendisini düzelterek başlayın. Evet yanıtı birbiriyle bağlantılı birkaç maddede tekrarlanıyorsa, bu, özel bir sistemi incelemek için uygun zamanın geldiğinin bir işaretidir.
Karar vermeden önce bilmeniz gerekenler
Bir sistem, üzerinde uzlaşılmamış bir sürecin açığını kapatmaz. İki departman bir siparişin hangi anda kesinleşmiş sayılacağı konusunda anlaşamıyorsa, görüşlerden birini koda dökmek anlaşmazlığı çözmek yerine onu ekrana taşır. Bu nedenle ciddi her ERP projesi, tek bir satır kod yazılmadan önce iş kurallarının belgelenmesi ve bunlar üzerinde uzlaşılmasıyla başlar.
Bir sistem belirsiz bir süreci düzeltmez; onu olduğu gibi kalıcı hâle getirir.
Ayrıca özel bir ERP sisteminin tek seferde teslim edilen büyük çaplı bir proje olması gerekmez. Sistemi modüllere bölerek riski azaltmak mümkündür: Bugün acil olan sorunu çözen modülle başlanır, ekip bu ilk modüle alıştıktan ve modülün işe kattığı değer görüldükten sonra sıradaki modüller eklenir.
Süreçleri her gün yürüten kişileri her aşamanın gözden geçirilmesine dâhil etmek, istisnai durumları erkenden ortaya çıkarır ve sisteme geçişi ekibe dayatılan bir emir olmaktan çıkarıp ekibin de katıldığı bir karar hâline getirir.
Nereden başlamalı?
Ekranlardan söz etmeden önce “Bir yazılım projesine başlamadan önce beş soru” başlıklı makalemizde ele aldığımız soruları gözden geçirin, ardından şu adımlara geçin:
- Mevcut süreçlerin haritasını, yazılı prosedürlerin anlattığı gibi değil, gerçekte işlediği gibi çıkarın.
- İş kurallarını açık bir dille yazıp numaralandırın: Kim neyi, hangi sınırlar içinde onaylıyor ve istisnalar neler?
- İlk modülü etkisine göre seçin: zamanın boşa gittiği ya da maliyetli hataların tekrarlandığı süreç.
- Belirli bir raporun hazırlanma süresi ya da yeniden veri girişi sayısı gibi basit bir başarı ölçütü üzerinde önceden anlaşın.
- Mevcut verilerin taşınmasını ve temizlenmesini erkenden planlayın; bu, kendi zamanını ve kendi kararlarını gerektiren bir adımdır.
Bu işaretlerin bazılarını kurumunuzda fark ettiyseniz, ekranlardan ve teknolojilerden söz etmeden önce mevcut süreçlerinizi masaya yatırarak başlayın. Durumunuzu ITS ekibiyle de görüşebilirsiniz; böylece başlamaya değer ilk modülü ve neyin bekleyebileceğini birlikte belirleriz.
İlgili hizmetÖzel ERP sistemleri